Comment optimiser le Purchase-to-Pay avec la GED DocuWare made by Altexence?

Le "Purchase-to-Pay", également connu sous le nom de "Processus d'achat" ou "P2P", englobe les étapes associées aux achats au sein d'une entreprise. Selon sa taille , celles-ci peuvent être plus ou moins nombreuses mais en général, elles sont composées par la demande d'achat, l'achat et le règlement du paiement.  

L'optimisation du Purchase-to-Pay passe donc par son automatisation, permettant ainsi aux entreprises d'être plus efficaces tout en renforçant leur fiabilité et la sécurité des données. La mise en place d'une solution de gestion électronique de documents (GED) devient donc un élément indispensable pour toutes les entreprises souhaitant rester performantes. 

Pourquoi optimiser le Purchase-to-Pay ?

Les salariés confrontés au traitement manuel des données et des documents rencontrent bon nombre de problèmes. En voici quelques uns. 

• La saisie manuelle des données augmente le risque d'erreurs
• Le risque de non correspondance entre une facture et un paiement
• La perte ou le manque de factures qui peut allonger le processus voir le stopper
• Le risque de doublons dans les factures et/ou les paiements
• Les problèmes de sécurité et de règlementation

Ceci est une liste non exhaustive qui nous montre la nécessité de bien structurer le service des achats pour gagner en efficacité. 

Optimiser le Purchase-to-pay grâce à la GED DocuWare par Altexence : 

DocuWare est une solution de GED évolutive selon vos métiers mais elle s'articule autour de trois grands axes : 

- La capture et l'enregistrement des données : 

L'information est capturée au travers de DocuWare et se présente sous multiple aspects. Tout d'abord, cela peut-être la capture de tout type de document allant du mail, au fichier Word en passant par des fichiers plus techniques ou des PDF. C'est également la capture de documents numérisés ou d'informations depuis les appareils mobiles pour les salariés à distance. Pour formaliser des demandes d'achats, on peut utiliser des formulaires électroniques en interne.

- Le traitement des données : 

Des mécanismes automatiques sont mis en place pour permettre de gagner du temps dans le traitement de l'information. Pour cela, les outils de reconnaissance et d'extraction des données (Lecture Automatique des Documents) permettront d'identifier le montant d'une facture, le nom du fournisseur, le destinataire ou encore le statut du document. 

Ces outils, se trouvant au sein de DocuWare, vont permettre de classifier et d'indexer le document. Le but ? Retrouver rapidement et facilement n'importe quel document. Ces outils d'intelligence artificielle apprennent au fur et à mesure pour devenir de plus en plus performants.

- L'accès aux données :

Prenons toujours l'exemple du service achat : une fois que la demande d'achat a été formalisée puis indexée, on pourra la retrouver dans DocuWare très simplement pour pouvoir la visualiser, la traiter, la partager entre les différents services. Il est également possible de la valider au travers d'un circuit de validation, aussi appelé workflow, qui sera paramétré selon vos besoins et enfin de l'archiver dans un coffre-fort numérique assurant la sécurité, la traçabilité du document et le respect de la législation en vigueur, comme le RGPD, ou à venir comme la réforme sur l'obligation de la facturation électronique.

En conclusion :

La GED DocuWare par Altexence permet d'optimiser tous les processus pour palier aux erreurs de saisie et à la perte de temps entre autres. En optimisant ces opérations grâce à l'automatisation, les entreprises améliorent leur efficacité entre les services, renforcent la fiabilité et la sécurité, tout en répondant aux obligations légales. 

L'obligation de la facturation électronique sera prochainement effective et concernera toutes les entreprises assujetties à la TVA qui seront dans l’obligation de recevoir des factures électroniques (e-invoicing) mais aussi de les émettre. Une raison de plus pour mettre en place la solution de GED DocuWare. 

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